Dedykowane systemy informatyczne - jak budować je zgodnie z ideą klienta?

Jak już wspominaliśmy, potrzeba stworzenia dedykowanego systemu informatycznego wynika często z tego, że żadne dostępne na rynku rozwiązanie nie spełnia wymagań firmy. Aby więc móc rozpocząć projektowanie takiego oprogramowania, konieczne jest bardzo szczegółowe poznanie potrzeb firmy i procesów, które w niej zachodzą. Nie wystarczy brief, jednorazowe warsztaty, czy nawet najbardziej produktywna burza mózgów. Jeśli projekt dedykowanego systemu ma rzeczywiście odpowiadać na realne bolączki firmy, zespół software house’u powinien poznać je z jak najbliższej odległości. 

Za przykład niech posłuży średniej wielkości e-commerce, który jest gotowy na skalowanie biznesu, jednak na przeszkodzie stoją ograniczenia technologiczne i procesowe. Po sprawdzeniu możliwości gotowych rozwiązań, firma zdecydowała, że żadne z nich nie sprosta zadaniu i w konsekwencji na skrzynce Avra wylądował email o treści “HELP”. Co dalej?

Zanim ktokolwiek zacznie myśleć o projektowaniu systemu, spędzamy nawet 2 tygodnie w firmie klienta, wdrażamy się we wszystkie procesy, które w niej zachodzą oraz poznajemy bolączki i wyzwania użytkowników końcowych. Dopiero poznanie zależności i punkty styku wszystkich działów pozwala na opracowanie wartościowego systemu, który rozwiąże palące problemy i umożliwi skalowanie. 

Sprawdzamy więc jak funkcjonuje i z jakimi wyzwaniami zmaga się:

Słuchamy rozmów z klientami, sprawdzamy jak wygląda procedura reklamacji, przyglądamy się procesowi sprzedaży b2b, czy też badamy obrót danych w firmie. Obserwujemy, uczymy się, i wyciągamy wnioski.

Po zakończeniu tego procesu przeprowadzamy serię spotkań z tymi samymi osobami, które dotychczas podglądaliśmy i podczas dyskusji definiujemy najbardziej istotne potrzeby. Kluczowym aspektem tego procesu jest to, że poznajemy bezpośrednio perspektywę konkretnych działów. Uzyskanie pełnego obrazu nie byłoby możliwe rozmawiając wyłącznie z kadrą menedżerską lub zarządem.

W tytule tekstu mówimy o budowaniu systemów informatycznych w zgodzie z ideą klienta, ale jednym z najważniejszych elementów procesu jest weryfikacja tej pierwotnej idei. Częstą pułapką podczas takich projektów jest skupienie się na wewnętrznych problemach, zamiast na tym, co ma najważniejsze znaczenie z punktu widzenia klienta i rozwoju biznesu. Zewnętrzne spojrzenie często zmienia perspektywę na te problemy i pierwotna idea może znacznie ewoluować. Może się nawet okazać, że tworzenie dedykowanego systemu nie jest wcale konieczne, ponieważ problemy firmy da się rozwiązać niższym kosztem w inny sposób.

Słowo klucz to iteracyjność. Niezwykle istotne jest, by już na samym początku założyć, że proces tworzenia takiego systemu musi być podzielony na etapy i w zgodzie z poprzednim założeniem, najpierw należy się skupić na tych elementach, które niosą największą wartość dla użytkownika lub klienta końcowego. Scrum zapewnia narzędzia, by taki proces przebiegał sprawnie i czyni z klienta aktywnego uczestnika procesu. 

Podczas procesu developmentu w zgodzie z zasadami scruma, klient ma stały wgląd i wpływ na to, nad czym pracują programiści, może dynamicznie reagować na zmiany rynkowe i zmieniać priorytety w razie potrzeby. W przypadku pojawienia się nowych trendów, technologii, lub nawet kryzysów, scrum pozwala na płynne zmiany, które w przypadku metody waterfallowej byłyby znacznie bardziej czasochłonne i kosztowne.

Przede wszystkim jednak, dzięki scrumowi klient stale obserwuje rozwój produktu, widzi jak zamykane są kolejne etapy, i jakie problemy są stopniowo eliminowane. Ma też stały kontakt z osobami, które na bieżąco pracują nad projektem zarówno od strony funkcjonalnej, jak i UX-owej. Dzięki temu system powstaje w zgodzie z potrzebami biznesowymi i unika się kosztownego tworzenia elementów, które nie są w danej chwili istotne. Dodatkowo, model ten umożliwia szybszą publikację nowych rozwiązań, a więc sprawdzenie ich i zderzenie z feedbackiem użytkowników, co daje olbrzymią wartość dla procesu developmentu. 

Wszystkie powyższe elementy działają tylko wtedy, gdy stworzony zespół łączący stronę biznesową i technologiczną jasno komunikuje swoje potrzeby, dostarcza konkretny feedback, ale też po prostu dogaduje się na czysto ludzkim poziomie. Tworzenie każdego większego oprogramowania wymaga zaangażowania i wzajemnego zrozumienia, ale w przypadku dedykowanych systemów ten aspekt jest szczególnie istotny, gdyż często mamy do czynienia z bardzo specyficznymi potrzebami i rozwiązaniami.

Odpowiedź na to pytanie nigdy nie jest oczywista bez odpowiedniej analizy technologicznej i biznesowej. Jeśli jednak czujesz, że w przypadku Twojej firmy ta droga pomoże osiągnąć Ci cele biznesowe, chętnie pomożemy to zweryfikować, a następnie zadbamy, by stworzony system pomagał je realizować.